Gobierno de Chiapas

Administración de Expedientes electrónicos

 

Situación

Muchas de las dependencias de gobierno y de empresas privadas tienen en sus archivos históricos documentos que contienen información acerca de personas, lugares, pagos, etc. y todos ellos son necesarios a la hora poder realizar algún trámite o consulta.

Cada consulta debía realizarse manualmente por una persona que se encargaba de ir al archivo histórico y de buscar y extraer los documentos necesarios que se iban necesitando.

La dependencia atiende diariamente a un promedio de 1200 personas que necesitan realizar algún trámite de cambio de domicilio, de titulares, de compra-venta o de alguna aclaración sobre su documentación

Para el caso particular de esta dependencia su principal objetivo era tener una copia electrónica de los expedientes que ahí se manejan visualizar en pantalla la situación actual de cada documento, era necesario tener el archivo electrónico para 15 personas que son las que atienden en ventanilla a un tiempo, todos deberían compartir información de cambios y de consulta. Otro detalle importante es que la dependencia necesitaba tener la información en una base de Datos SQL 2008 pues su plataforma para todos sus sistemas web utilizan este administrador de base de datos.

La dependencia ya tenía equipos de digitalización –scanner- de marca Xerox y se necesitaba que el sistema pudiera alimentar nuevos registros y poder modificar los existentes, los cambios deberían de poder realizarse en la base de Datos también pues en el futuro estos datos serían ligados a todos los sistemas de la dependencia.

Además el escaneo o digitalización de documentos debería de realizarse en tiempo corto, pues cada día se acumulaban más casos de consulta y corrección.

Solución

Se propuso una indización automatizada de cada unos de los expedientes, se tenía la opción de leer la primera hoja de cada unos de los documentos pues dentro de la misma se encontraba el número de expediente a 10 dígitos.

Para evitar una lectura en falso se tenía la interpretación de cada una de las primeras páginas de los expedientes vía OCR y al mismo tiempo el valor obtenido en la lectura se buscaba en una base de datos que el mismo cliente nos proporcionó para verificar que el valor existiera dentro de dicha base. En este punto se programó la capacidad de identificar aquellas lecturas que arrojaban valores erróneos y de crear un repositorio para que los operadores de los equipos de digitalización pudieran manualmente hacer una corrección del valor obtenido.

La validación de datos se hacía en segundo plano de tal forma que el operador no tuviera que detener en lo absoluto; dicho proceso, podía realizarse las 24 horas del día y los 7 días de la semana.

Un operador podía ver el avance del proceso dependiendo el color que tomará la línea del procesamiento de cada grupo de expedientes –o cada lote-.

El resultado:

Era que se podía validar la lectura en tiempo real y en una estación anexa podían realizarse las revisiones manuales. Al salir la última hoja del lote había que esperar unos segundos para tener los valores ya en la base de datos –aquellos validados perfectamente- o el conjunto de valores erróneamente leídos a los que nosotros llamamos: Files free and missing.

 

Beneficios

La solución ha permitido tener información electrónica de primera mano, disponible en todas las computadoras que dan atención al cliente, se aprovecho la infraestructura que el cliente tiene:

1. Al utilizar los scanners de marca Xerox que el cliente tenía y puesto que la solución propuesta puede conectarse con cualquier dispositivo TWAIN.
   
2. Al utilizar las PC’s del cliente. El sistema puede correr en sistemas Windows 2000, XP, Vista, 7 y Windows 8. Incluso una modificación sencilla de nuestra parte pudiera llevar a ejecutarse en una PC con Windows 98.
   
3. Al adaptar nuestras tablas de Bases de Datos con el administrador SQL Server 2008.
   

Los tiempos de atención de clientes se han reducido drásticamente y el agregar nuevos expedientes o modificar los ya escaneados es una tarea cotidiana.

Las personas encargadas de las consultas manuales pueden enfocarse en otros aspectos productivos en su horario de trabajo.