Administración electrónica de VOUCHERS

Situación

 

En el caso de esta empresa se tenía un antecedente de digitalización, en efecto, se llevaba la digitalización masiva de vouchers pero muchas de las operaciones que se llevaban a cabo en el proceso se realizaban manualmente.

Desde que una caja de vouchers llegaba venía identificada con la empresa a la que pertenecía, la identificación de la fecha a la que correspondían dichos vouchers y la cantidad de documentos de la que se componía un lote.

Esta primera información es capturada manualmente y escrita “a mano” desde el lugar de origen así que de entrada eran los primeros datos que se capturaban de forma manual a manera de índices y metadatos.

Ya una vez entrando en la digitalización de los vouchers, el problema que se tenía era que los datos que se querían extraer de los documentos eran los mismos en cada documento: Total, cuenta, fecha, tienda, monto de la operación, esto se lograba zonificando el área donde se realizaba OCR en cada uno de los vouchers para de esta manera extraer los datos que se buscaban en todos los documentos. Sin embargo, cada dato se encontraba en diferente posición relativa en cada documento, figura 1., de tal forma que una plantilla fija no se adecuaba a encontrar todos los datos de manera correcta, porque un voucher variaba de tamaño en función de la tienda, de los montos, de si existía una disposición de efectivo, etc.

 

Solución

Se propuso una indización automatizada de cada unos de los vouchers, se diseñó a la medida un algoritmo que extraía la información de los documentos no importando el tamaño de los vouchers, al mismo tiempo los valores obtenidos se buscaban en segundo plano –en una base de datos y sin que se diera cuenta el operador del scanner-, de tal forma que podía identificarse si el documento estaba contenido en las cajas que se recibían y además si estaba ubicado en la información electrónica que se tenía del total de vouchers ubicados en cada caja.

Las lecturas que no se encontraban en la base de datos se mandaban a una ventana de captura manual para que un operador realizara manualmente la captura de aquellos vouchers que no se habían interpretado correctamente e incluso para detectar un voucher de más –o de menos- de la lista de cada caja.

Ya una vez interpretado el número identificador de cada voucher, se extraía el monto de cada uno de los documentos y se llevaba una suma de dichos montos para tratar de “cuadrar” el monto obtenido mediante captura y digitalización con el que se especificaba en los reporte de entrega y recepción.

 

Para cada una de las tiendas cuyo logo aparece en este documento, se realizó un algoritmo de interpretación diferente, pues la información contenida en ellos varía de acuerdo a la empresa a la que pertenecen.

 

 

 

Figura 1.-La posición del total en M.N., tiene diferente posición en un voucher similar por lo que es imposible asignar una posición fija para cada valor. En la imagen de la derecha existe el rubro retiro.

 

 

 

 

La validación de datos se hacía en segundo plano de tal forma que el operador no tuviera que detener en lo absoluto; dicho proceso, podía realizarse las 24 horas del día y los 7 días de la semana.

Un operador podía ver el avance del proceso dependiendo el color que tomará la línea del procesamiento de cada grupo de expedientes –o cada lote- (este ejemplo está parcialmente visible en el video de la sección Videos Demostrativos.

El resultado:

El personal que se utiliza para realizar las operaciones manuales se redujo en un porcentaje considerable y dejaron de trabajarse los sábados y de esta manera se pudo estar “al día” con toda la producción, cuando ésta tenía siempre 15 o 20 días de atraso.

Vea una parte del proceso en este vídeo, clic aquí