SEP MÉRIDA

Administración electrónica de Boleta de calificaciones

Situación

Para el caso de la SEP en Mérida se tiene la necesidad de consultar gran cantidad de boletas de calificaciones pues a partir de la revisión de dichos documentos es posible validar la conclusión de los estudios de nivel Primaria y/o Secundaria de una persona en particular.

Dentro de las instalaciones de SEP Mérida se concentra todo lo relacionado a Nivel Primaria y Secundaria de todos los Municipios del Estado desde fechas que van desde principios de los años 1900 hasta el año 2003.

El proyecto en esta primera etapa se enfocó en trabajar todos los documentos correspondientes al nivel Secundaria. Las boletas de calificaciones están identificadas por Escuela y Turno ahí conviven documentos de los 3 grados existentes en cada escuela de los dos turnos y en algunos casos un cuarto turno para las escuelas con Educación Nocturna.

Cada vez que una persona asistía a las instalaciones de SEP Mérida, para tramitar un duplicado de su certificado o una constancia de estudios, se le solicitaba llenar un formato y se le daba un estimado de entre 3 a 4 semanas para poder localizar la documentación que avalara la conclusión de sus estudios de Secundaria o identificar hasta que año había cursado una persona en particular. Para personas que tuvieran una expedición de su certificado entre 1900 y 1940 la búsqueda se dificultaba un poco más pues las boletas estaban escritas a mano y con un formato que cada Profesor establecía, por lo que había tantos formatos como Profesores –quienes elaboraban las actas de calificación-.

 

Solución

Se propuso una indización manual apoyada de una búsqueda automática; manual para capturar datos que no era posible identificar por OCR y una automatizada donde al introducir la clave de una escuela en particular, el sistema “traía” de forma automática el correspondiente Municipio de la Escuela, el Nombre de la misma y la Dirección de Ubicación.

Se utilizó una combinación de scanners de documentos y la habilitación de un scanner de libros para las boletas más antiguas que rebasaban el tamaño de una hoja A3 o tabloide y que por ser muy delicadas y por su tamaño no podían procesarse en un scanner de documentos.

Toda la información se cargó en un sistema de base de Datos SQL Express mismo que facilitó la obtención de estadísticas y el reporteo y búsqueda de Documentos de cada Escuela, Municipio, Turno o Grupo en Particular a través de un visor que se conecta directamente a la base de datos y que tiene opción de hacer filtrado de información y que trae en pantalla las opciones de búsqueda mencionadas anteriormente.

Figura 1.- Digitalización de Boletas de Calificaciones

 

 

Figura 2.- Captura Manual de Datos

Figura 3.- Visor de Consulta de Actas y Boletas de Calificaciones.

Figura 4.-Opciones de Búsqueda Avanzada en el Visor de Consulta.

Ahora

Los trámites de Constancias y Certificados se realizan el mismo día y para casos más difíciles de trabajar o de verificar el plazo se extiende hasta 3 días llegando a un máximo de 7 para las boletas con inscripciones totalmente manuscritas.

No hay más trabajo atrasado y una persona que venga de un Municipio lejano sabe que el mismo día podría tramitar su Constancia si es que mediante atención telefónica le confirman que sus documentos aparecen en el sistema; de esta manera, no invierte más de un día y no tiene que regresar nuevamente por dicho trámite.